系統整合​

企業若想提升辦公空間的利用效率，以及管理水平，那麼一套整合的工具是極其重要的。我對於集成工作場所管理系統，也就是IWMS的理解是，它遠遠不單純只是一個軟件，而是一個把不動產、設施、資產以及服務管理融合成為一體的戰略平台，其目的在於借助數據驅動來進行決策，進而優化成本並且提升員工體驗。

IWMS的核心功能是什麼

IWMS的核心功能，覆蓋了工作場所管理的整個生命週期，這裡面主要涵蓋不動產組合管理，它能夠協助企業，對全球不同地方的租賃合約、成本支出分析以及空間利用率這些方面，展開集中的監控以及精心規劃，以此保證每一分租金都能實現其應有的價值。另外還有一個關鍵的模塊，是空間管理，它藉助圖形化界面以及數據分析的方式，助力企業合理安排工位佈局，對未來的空間需求做出預測，防止出現資源閒置或者緊張的狀況。

設施維護管理同樣是其支柱功能，它整合了預防性和糾正性維護工單系統，借助調度和追踪維修任務，延長資產壽命並保障辦公環境安全資產管理與項目管理的整合保證了從採購、跟踪直至報廢的資產全流程處於可控狀態，同時協調像辦公室搬遷、裝修等大型項目，控制預算與進度。

IWMS如何幫助企業節省成本

對於引入IWMS而言，最直接的效益體現於成本節約之上。該系統憑藉整合數據，進而提供清晰的儀錶盤。如此一來，管理者方能直觀地看到能源消耗情況，以及空間佔用率和維護開支。舉例來說，借助對傳感器數據的分析，能夠自動調節無人區域的照明；並且進而自動調節無人區域的空調，從而直接削減能源費用。在不動產這一方面，系統能夠提醒租約續籤的關鍵節點，並支持談判；以此避免因遺忘而產生的罰款。

更為關鍵的在於，它規避了因信息孤島所引發的隱性成本支出。在傳統態勢下，不動產領域、IT範疇以及行政部分各自按照自身的方式行事，數據無法實現相互流通，這種狀況極有可能致使出現重複採購或者服務產生重疊的情形。而IWMS達成了平台的統一整合，讓跨部門之間的協作變得更為順暢無阻，削減了由於溝通不夠順暢以及決策出現延遲而帶來的效率方面的損失以及資源的浪費。

實施IWMS會遇到哪些挑戰

即使前景被看好，然而實施IWMS卻不是一路順遂的。首要面臨的挑戰是數據的遷移以及整合，企業的歷史數據常常分散於不一樣的系統以及表格之中，格式並不相同、質量也參差不齊。要把這些數據進行清洗、使其標準化並且導入到新系統裡，就需要投入大量的時間以及專業的資源，在初期的時候可能會對業務的正常運行產生影響。

另一個普遍存在的挑戰就是組織變革時所遭遇的阻力，IWMS對既存的工作流程以及管理習慣予以了改變，這涉及到部門權責的再次劃分，要是缺少高層強有力的扶助以及自始至終貫穿的變革管理，員工或許會因為對新系統不熟悉或者產生抵觸情緒，進而致使項目推進的速度變得遲緩，甚至會讓高昂的投資無法達成預期的效果。

如何選擇適合的IWMS供應商

將合適的供應商挑選出來乃是成功的重點所在。企業首先得開展內部需求剖析，把必須攻克的核心痛點、預算範疇以及未來擴展性層面的要求明確起來。接著，需要在市場當中尋覓，尋覓那種既有深厚行業經驗，同時又能夠給出靈活且可配置解決方案的供應商，並非去追尋具備最全功能然而卻最昂貴的那種。

評估之際，務當真要施行極為詳盡的盡職調查，這其中涵蓋針對供應商過往客戶成功案例予以查看，向其提出產品演示請求並親身試用之舉。尤為關鍵的是，得著重留意系統所具備的集成能力，需要考量此能力能不能同企業現存的旨在企業資源規劃的ERP系統，或者財務系統，又或者人力資源管理的HR系統達成無縫的對接。除此之外，供應商運用的用以將各項軟件、理念和方法集成的項目實施方法論，以及售後提供的支持，還有關於員工學習與成長的服務體系所具成熟完好之狀況，通常來講比軟件自身所擁有的功能更能夠對項目在長期階段的成功亦或失敗起到決定權。

IWMS的未來發展趨勢是什麼

IWMS正跟新興技術深度地融合在一起，因為物聯網的普及意味著系統能夠接入數量更多的實時數據源，比如源自智能工位、會議室預約屏以及環境監測設備的數據，進而實現更為精準的空間利用分析以及預測性維護，這樣一來就使得工作場所管理從屬於被動響應朝著能夠事先主動優化轉變了。

另一大趨勢乃是人工智能同數據分析所帶來的賦能，AI能夠對員工使用習慣予以分析，自動進行推薦並做出調整辦公資源分配方案的動作，甚至還可對清潔以及安保人員的巡檢路線加以優化，與此同時，伴隨混合辦公模式趨向常態化，IWMS會更為側重支持員工體驗，像是藉助移動應用讓員工便於查找同事、預訂靈活工位或者申請服務，進而打造出以人為本的智能辦公環境。

如何確保IWMS項目成功上線

只有確保項目成功，才會起始於清晰的目標與範圍進行定義。在項目啟動之前，一定要建立能夠可衡量的成功指標，比如把空間利用率予以上升15% ，或者把維護響應時間予以縮短20% 。設立一個由IT 、設施管理以及業務部門代表所組成的跨職能項目組，負責全程予以推動，這是至關重要的。

按階段去實施，乃是用以降低風險的有效策略手段。切莫想著一次性去替換掉全部舊系統，能夠先從需求最為緊迫、投資回報率最高的模塊著手，像是空間管理或者工單系統之類。於每個階段當中，都得安排充足的最後用戶培訓，並且構建起有效的反饋渠道，依照實際使用情形迅速進行調整，以此確保系統切實被接納且融入日常運營當中，進而達成價值的最大化。

當您思索導入或者改進工作場所管理系統之際，您覺得當下團隊於跨部門數據共享和協作方面遭遇的最為重大的阻礙是什麼呢？快意請到評論區去分享您的看法，要是此文對您有益的話，期盼您不吝嗇地進行點贊以及轉發。