在企業針對不動產以及辦公空間展開管理之際，正遭遇成本、效率以及數據割裂等多種挑戰。針對這些繁雜的運營難題，有越來越多的組織著手尋覓一種一體化的解決辦法。 IWMS，也就是集成工作場所管理系統，恰恰是因這個目的而產生的。它並非是一個單一的工具，而是一個將房地產管理、空間規劃、設施維護、資本項目以及可持續性報告等多個核心職能進行整合的技術平台，其目的在於經由數據驅動的洞察，去把資產績效予以優化，讓員工體驗得以提升，並且達成戰略層面的降低成本以及提高效率。
什麼是集成工作場所管理系統
有一個軟件平台，叫做集成工作場所管理系統，簡稱為IWMS，它把企業不動產以及設施管理的全部關鍵流程，整合於一個統一的系統裡。它的核心是“集成”，它衝破了傳統上各個管理模塊，像空間、租賃、維護之間的數據孤島狀況，保證信息在規劃的整個流程、執行的整個流程以及分析的整個流程中能夠無縫流動。
這致使管理者得以依據實時且確切的數據來做出決策。舉例而言，在你進行一個新的辦公區佈局規劃之際，系統能夠馬上提取現有空間的利用率數據，還有相關租賃條款的成本信息，並且獲取未來團隊的擴展預測，進而擬定出最為經濟高效的空間分配方案，防止因信息滯後而引發的浪費或者衝突。
IWMS系統主要包含哪些功能模塊
一款成熟的IWMS常常包含五大核心模塊，其一為房地產與租賃管理，其職責在於管理全部物業的租賃合同、關鍵日期、租金支付以及條款合規，這乃是控制不動產成本的根基，二來是空間管理模塊，該模塊借助可視化平面圖，對工位、會議室等資產的分配、移動以及佔用狀況展開管理，達成空間資源的高效運用。
排在第三的是運維與設施管理模塊，它包含預防性維護計劃，涉及工單派發，關聯供應商管理，還有資產台賬。處於第四的是資本項目管理，其跟踪的是起始於預算，歷經設計，直至施工和結算的整個過程。最後的是可持續性與報告模塊，它會集中去監控能耗、水耗、廢棄物等方面的數據，進而生成契合ESG標準的報告，以此滿足企業社會責任以及合規要求。
企業實施IWMS能帶來哪些實際效益
落實IWMS最直觀的效益乃是成本節省，借助優化空間運用，企業能夠擺脫閒置區域，削減租賃需求，憑藉預防性維護延長資產使用時長。 降低緊急維修的高額花費，精確的租賃管控能避免因遺忘續約或者違約而引發的罰金。這些節省累計起來，對財務表現的提升極為顯著。
更高層次的效益體現於運營效率得以提升，體現在戰略支持也有所增強，它促使設施團隊從處於被動狀態的“救火隊”，轉變成為主動開展工作的服務管理者，使之擁有更多精力去投入到戰略規劃工作當中，與此同時，系統所提供的具備全局性質的數據視圖，能夠對管理層在資產購置、資產處置以及空間策略調整等一系列重大決策方面給予有力支持，從而讓工作場所管理切實成為能夠驅動業務價值的戰略職能。
選擇IWMS供應商時應該關注什麼
挑選供應商之際，首要去評估兩者間產品功能跟自身業務需求的適配程度。絕不可單單瞧宣傳，務必要開展詳盡的需求梳理活動以及產品演示工作，以此驗證關鍵流程能不能在系統裡順利運行。其次呢，得考察供應商的行業實踐經驗以及實施本領，有沒有同行業或者類似規模企業的成功範例，其項目實施的方法理論是不是成熟且值得信賴。
對於系統的技術架構以及集成能力，是一定要予以重視的。具備靈活API接口的優秀IWMS，是可以跟企業現存的ERP、HR、財務以及樓宇自控系統做數據交換的。除此之外，系統的可擴展性，雲端部署的穩定性，還有供應商的長期產品路線圖，這些都是確保投資能夠長期有效的重要考量因素。
IWMS的實施過程通常分為幾個階段
IWMS 的典型實施是一個需要分階段推進的項目，第一階段是規劃與設計，這裡面涵蓋了組建項目團隊，還要定義詳細需求，接著設計未來業務流程，並且要製定數據遷移策略，在這一階段投入充足時間去進行周密規劃，這可是後續能夠成功的關鍵所在。第二階段是系統配置與開發，要依據設計藍圖在系統裡配置參數、工作流，同時還要進行必要的定制化開發。
階段之三為測試以及數據遷移，開展單元測試，開展集成測試，開展用戶接受測試，與此同時把清洗過後的歷史數據導入新系統。階段之四是培訓跟上線，針對最終用戶實施分層培訓，針對管理員實施分層培訓，而後挑選試點區域或者模塊率先上線，穩定下來之後再全面性推廣。上線以後便進入持續不斷的優化與支持階段，依據使用反饋予以調整。
如何衡量IWMS的投資回報率
對IWMS的ROI進行衡量，得以設定顯明精確的關鍵績效指標，在量化指標範疇內，能夠跟踪空間利用率提升的佔比情況，能夠核算每平方米運營成本降低的數額，能夠考量因預防性維護工單佔比上升所帶來的維修成本節約狀況，能夠統計因租賃管理優化而規避的財務風險金額，這些數據能夠徑直換算成財務收益了。
雖然定性收益同樣有著重要性，然而卻難以進行量化，就像員工對於辦公環境滿意度調查得分出現提升，設施服務請求的平均解決時長被縮短，管理層獲取決策報告的速度得到提高且質量有所改善等等這個樣子。總體來說，一個成功的IWMS項目應該在1至3年的時間之內，借助硬性成本節約來涵蓋其投入，而效率所提升以及風險控制所帶來的長期戰略價值則會更加具有持久性。
目前您所在的組織於管理辦公空間之際，於管理設施服務之時，於管理資產數據當中，所遭遇的最為突出的痛點究竟是什麼呢？是成本呈現出不透明的狀況嗎？是流程的效率處於低下的水平嗎？又或者是缺乏數據用以支撐決策呢？歡迎在評論區域分享您所面臨的具體挑戰，要是您覺得本文具備參考依據的價值，請點贊並且分享給有可能需要的同仁。
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