身處當下全球一體化的商貿環境裡，處置發源於歐盟的個人資料已然成了一項根本需求。通用數據保護條例不但對企業的關鍵業務加以限定，還擴展至像是訪客管理這般的日常運作方面。一個契合GDPR 標準的訪客防控體系，絕不是單純的數碼簽到本子，它是企業數據治理以及隱私保護文化的直接昭示，能夠切實管控法律風險並構築來訪者的信賴。
GDPR如何定義訪客管理中的個人數據
依據GDPR，個人數據意味著任何能夠直接或者間接識別自然人的信息，在訪客管理裡，這遠遠不只是姓名，訪客的身份證件號碼，它的車牌號，訪問的日期，還有時間，被訪員工的姓名，甚至訪問期間拍攝的安全照片，或者視頻，都處於受保護的個人數據范疇之內，企業必須清晰地認識到，從訪客踏入前台施行登記的那個時刻起，數據處理活動就已經開始了。
認知這一界定乃是合規的起始步驟，比如說，有一位訪客於前台平板電腦之上簽到這一時刻，系統極有可能與此同時記錄其姓名、公司、訪問目的以及電子簽名這麼些內容，這些信息組合成為一個整體，完全能夠用以識別特定個人，所以必然得依照GDPR原則予以處理，任何存在疏於管理情形的行為，都很有可能把看似平常的訪客記錄轉變成為潛在的違規證據。
訪客簽署的隱私聲明應包含哪些關鍵內容
一份具備合規性的隱私聲明，乃是獲取數據處理合法性的根基所在。此聲明得運用清晰且直白的言語，朝著訪客確切表明其數據今後會被採取怎樣的方式予以運用。這個關鍵內容有著數據控制者的身份信息，還有數據處理所依照的法律依據，以及數據保留的期限，另外還有訪客所擁有的權利，像訪問自身個人數據的權利，更正自身個人數據的權利，刪除自身個人數據的權利。
聲明得具體講清楚數據收集的目的，只說“用於安全目的”是不行的，要具體說明，像“用於登記出入記錄、作緊急情況時的疏散管理，還有防止未經授權的進入”這樣。要是涉及把數據分享給第三方，比如雲服務提供商，那也得在聲明里公開該第三方的信息以及它的數據處理角色，以此保證整個處理鏈條的透明度。
企業收集訪客數據時必須遵循哪些合法性基礎
GDPR規定企業得為自身數據處理行為尋覓至少一項合法性基礎，於此情形下，訪客管理中最常見的依據是“合法利益”，企業維護諸如物理安全、保護財產以及員工安全這般的利益之時，通常能夠當成處理訪客數據的緣由，然而這是需要跟訪客的權利與自由開展平衡測試的。
有一種更為清晰的基礎是“履行合同所必需”，然而這一般僅僅適用於特別的訪客，像是那些前來兌現服務合同的承包商。在某些情形當中，獲取訪客的“同意”同樣是一個選項，只是要留意GDPR對於“同意”要求極為嚴苛，必須為自由給予、具體、知情以及明確的，而且訪客應當能夠如同給予同意那般輕易地撤回。企業需要防止過度依賴“同意”，特別是在訪客處於相對弱勢的訪問狀況之下。
存儲訪客記錄的安全措施有哪些具體要求
保護訪客數據不被洩露或者濫用的核心，便是技術性以及組織性安全措施。這其中涵蓋對存儲數據的系統予以加密，不管是靜態的數據，還是處於傳輸過程當中的數據。而且訪問控制也是相當關鍵的，只有被授權的人員，像是前台保安或者行政主管，才能夠查看完整的訪客日誌，並且應當遵循最小權限原則。
存放訪客紙質登記簿的櫃子得要上鎖，這物理安全同樣是沒法被忽略的，數字系統必須得設置強密碼策略且啟用多因素認證，另外，企業應該建立安全事件響應預案，一旦出現數據洩露，就得能夠快速評估風險，而且要在72小時內依照法律向監管機構匯報，若有必要還得通知那受到影響的訪客。
訪客數據的保留期限應該設定為多長
GDPR的核心原則當中的一個是存儲限制，數據保存的時間不應該超出實現自身處理目的所需要的時間。對於訪客數據來說，保留期限必須依據明確且合理的業務或者法律需求來予以確定，並非能夠無限期地保存。舉例來講，基於安全方面的目的保留期限有可能和訪客所訪問的建築物或者園區的安全審計週期相互關聯。
往往常見的做法便是去設定給出一個固定的期限，像是30天、90天亦或是一年，並且還需要在隱私聲明當中明確地告知訪客。當期限到達屆滿之後，一定得有可靠的流程去確保數據能夠被安全地、不可逆轉地進行刪除或者匿名化。要是設定過長的保留期，那麼不僅會增加數據洩露的風險，而且還可能在監管審查的時候被看作是不合規。
如何應對訪客行使其被遺忘權的要求
GDPR給予數據主體“被遺忘權”（也就是刪除權），當訪客提出這個要求時呢，企業要在合理的時間之內做出回應並且展開行動，觸發刪除權的條件有數據不再是為收集目的而需要的數據了，訪客撤回同意了或者俱體的數據處理本身是不合法的，比如說前供應商的銷售代表上門拜訪之後，是能夠要求把其歷史訪問記錄給刪除掉的。
這類請求在進行處理之際要求具備規範的流程，企業應當指定明確的受理窗口，像是隱私郵箱，並且要對請求者身份予以驗證，隨後，要從所有的存儲位置，含括主系統、備份、導出報表等方面，去查找並刪除該訪客的個人數據，整個的過程必須記錄在案，以此作為合規證明，除非存在特定的法律義務要求繼續保留，不然企業一般應當遵從這類請求。
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